Hiện nay công ty của chúng tôi đã áp dụng ISO 9000 và ISO 14000, xin hỏi liệu chúng tôi có thể áp dụng công cụ cải tiến 5S được không? Nên bắt đầu từ đâu để tiết kiệm thời gian và chi phí? Là câu hỏi của bà Nguyễn Thị Kim Cúc đặt ra trong phần tại Hội thảo do Công ty Cổ phần Quốc tế Minh Quân tổ chức.

Nằm trong chuỗi Hội thảo giới thiệu các Công cụ cải tiến Năng suất và chất lượng cho các Doanh nhân, Nhà quản lý và các đối tượng quan tâm khác như Sinh viên, Giảng viên, Nhà nghiên cứu, Chuyên gia tư vấn về quản lý ..., ngày 30/08/2008 tại Trung Tâm Phát triển và Hợp tác Quốc tế, Công ty Cổ phần Quốc tế Minh Quân đã diễn ra Buổi Hội thảo CIS0708, Giới thiệu các Công cụ Cải tiến Năng suất Chất lượng thường được các Doanh nghiệp Nhật Bản áp dụng rất hiệu quả để nâng cao năng suất, cải tiến chất lượng, giảm lãng phí, kiểm soát chi phí và biến động trong sản xuất kinh doanh. Các chuyên gia tham dự buổi hội thảo gồm có: ông Nguyễn Quốc Minh - Chuyên gia Năng suất Chất lượng, Chuyên gia Đánh giá Trưởng Hệ thống quản lý theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2000, Giám đốc Công ty Cổ phần Quốc tế Minh Quân; bà Nguyễn Thị Xuân Trang - Chuyên gia Tư vấn xây dựng hệ thống quản lý, tư vấn dự án; cùng hai chuyên gia tư vấn Lean Nguyễn Đình Tuấn, Tôn Thất Lành - khách mời đến từ Công ty CP Leantek Việt Nam.

Buổi hội thảo có sự hiện diện của ông Đỗ Phước Tống - Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty Cơ khí Duy Khanh, bà Nguyễn Thị Kim Cúc - Trưởng Phòng Nhân sự Đào tạo Khu nghỉ dưỡng Saigon Phu Quoc Resort, bà Nguyễn Thị Bích Liễu - Giám đốc Công ty May Nhật Tân, bà Lê Thị Hằng - Phó Giám đốc Kinh doanh, ông Bùi Quý Tiến - Phó Giám đốc Trung tâm Dịch vụ Kỹ thuật, bà Phan Thị Thanh Tâm - QA Phòng Kế toán Công ty CP Thiết bị Y Tế Vimec, ông Lâm Trường Sơn - Phó Trưởng Phòng Kế hoạch Kỹ thuật Chất lượng Công ty TNHH Thương mại & Bao bì Nam Việt, bà Nguyễn Minh Chính - Trưởng Phòng Kỹ thuật, bà Lý Thị Kim - Phụ trách Quy trình Công nghệ, bà Lương Thị Hương - Phụ trách Quản lý Chất lượng Công ty TNHH Apex Vietnam, ông Nguyễn Đình Trụ - Trợ lý Trưởng Phòng Cải tiến liên tục Tập đoàn FPT và các vị khách đến từ từ Công ty Nhựa Việt Nam, Công ty CP SX & TM Nam Hoa.

5S, Kaizen Teian - Sáng kiến cải tiến và 7 Công cụ thống kê Cải tiến chất lượng (SPC)

Tổng liên đoàn Lao động đang đang nghiên cứu và đề nghị Ban bí thư, Chính phủ có giải pháp làm sao rút ngắn lộ trình tăng lương tối thiểu. Đồng thời đến năm 2012 sẽ thống nhất mức lương tối thiểu của doanh nghiệp trong và ngoài nước. Hiện lương tối thiểu của doanh nghiệp trong nước thấp hơn lương tối thiểu của doanh nghiệp FDI nên mức tăng sẽ phải nhanh hơn để đuổi kịp và tiến tới chung một mức. Đó là thông tin đầu tiên ông Nguyễn Quốc Minh chuyển tới Hội thảo. Để giúp Doanh nghiệp có thể chủ động việc kinh doanh trong tình hình mới, 3 công cụ cải tiến đơn giản, hiệu quả, dễ thực hiện với chi phí thấp đã được Công ty cổ phần Quốc tế Minh Quân đã nghiên cứu, đào tạo và tư vấn áp dụng cho nhiều doanh nghiệp trong thời gian từ tháng 01/2008 đến nay. Lần lượt các Công cụ cải tiến như 5S, Kaizen Teian - Sáng kiến cải tiến và 7 Công cụ thống kê Cải tiến chất lượng (SPC) đã được giải thích chi tiết, cụ thể tới các thành viên tham dự Buổi hội thảo. Đầu tiên, là Công cụ Thực hành 5S, có nguồn gốc từ Nhật Bản, bao gồm 5 từ Tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ S như: Seiri: Sàng lọc - Thu dọn hợp lý, Seiton: Sắp xếp - Sắp xếp gọn gàng, Seiso: Sạch sẽ - Vệ sinh hàng ngày, Seiketsu: Săn Sóc - Giữ gìn sạch sẽ, Shitsuke: Sẵn sàng - Tự giác thực hiện. Việc thực hành 5S nhằm giảm thiểu tồn kho, góp phần giảm lãng phí, giảm thời gian tìm kiếm. Tiếp theo là hệ thống đề xuất thực hiện các sáng kiến cải tiến Kaizen Teian. Xuất phát từ Mỹ với tên gọi ESS (Employee Suggestion System) nhưng người Nhật đã cải tiến cho phù hợp với tình hình thực hiện tại Nhật Bản. Áp dụng Kaizen Teian hướng đến mục đích hình thành văn hóa và tinh thần cải tiến liên tục trong toàn thể nhân viên trong tổ chức, giúp họ phát triển tư duy của mình thông qua việc luôn luôn đề xuất và thực hiện các ý tưởng cải tiến. Cuối cùng, đó là việc áp dụng 7 công cụ thống kê cải tiến chất lượng để đo lường cải tiến, phát hiện, phân tích quy luật, kiểm soát quá trình và điều chỉnh quy luật theo các nguồn lực tác động phù hợp. Bảy công cụ đó là: Phiếu kiểm soát, Biểu đồ nhân quả, Biểu đồ Pareto, Biểu đồ kiểm soát, Biểu đồ phân tán, Biểu đồ mật độ phân bố, các loại đồ thị biểu diễn.

Năng suất, "lạm phát trong doanh nghiệp" và lạm phát của nền kinh tế

Theo ông Minh, năng suất và "lạm phát trong doanh nghiệp" có mối liên hệ với nhau. Đó là mối quan hệ Tiền lương Lao động - Hàng hóa sản xuất trong doanh nghiệp. Nếu việc tăng lương và các chi phí đầu vào khác không đi đôi với việc tăng giá trị hay số lượng hàng hóa thì sẽ dẫn đến là chi phí giá thành tăng, dẫn đến việc chủ doanh nghiệp phải tăng giá bán để bù chi phí phát sinh. Việc này càng làm cho tình hình lạm phát nghiêm trọng hơn và tạo sức ép ngược lại cho chính doanh nghiệp, cũng như dẫn đến khả năng mất khách hàng và doanh nghiệp bị phá sản.

Phân tích tình hình năng suất của Việt Nam, Ông Minh đã trình bày Biểu đồ so sánh năng suất của Việt Nam so với các nước trong khu vực từ năm 2001 - 2004 như: Thái Lan, Đài Loan, Hàn Quốc, Singapore. Theo đó, năng suất trong các ngành sản xuất công nghiệp của Việt Nam ngày càng tụt xa so với Hàn Quốc, Singapore, Malaysia là các nước biết nhanh chóng áp dụng những phương pháp quản lý tiên tiến và công cụ cải tiến hiện đại vào Nhà máy sản xuất. Singapore chú trọng đầu tư vào con người, môi trường và ngành công nghiệp dịch vụ, Hàn Quốc quan tâm phát triển công nghệ thông tin và các ngành công nghiệp nền tảng. Đồng thời các nước Hàn Quốc và Singapore đã sớm học tập Nhật Bản trong vấn đề quản lý, đề cao việc triệt để tiết kiệm, năng động và sáng tạo trong công việc.

Trong thập niên chất lượng lần thứ nhất (1996 - 2005), phong trào thi đua áp dụng các Tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý chất lượng, môi trường, trách nhiệm xã hội, an toàn vệ sinh thực phẩm đã diễn ra sôi nổi, với gần 6.000 chứng chỉ đã được cấp. Tuy nhiên, theo ông Minh, để đảm bảo việc cải tiến liên tục và đạt khả năng cạnh tranh cao về năng suất, chất lượng, trong thập niên chất lượng lần hai (2006 - 2015) việc thực hành áp dụng các công cụ cải tiến năng suất, chất lượng có vai trò quyết định.

Áp dụng 5S cùng với ISO 9000 và ISO 14000 có được không?

Trong phần tọa đàm kéo dài hơn một giờ đồng hồ, các khách mời đã cùng trao đổi nhiều kinh nghiệm và câu hỏi thú vị. Bà Nguyễn Thị Kim Cúc - Trưởng Phòng Nhân sự Đào tạo Khu nghỉ dưỡng Saigon Phú Quốc Resort băn khoăn: "Hiện tại công ty chúng tôi đã áp dụng ISO 9000 và ISO 14000, xin hỏi liệu chúng tôi có thể áp dụng công cụ cải tiến 5S được không? Nên bắt đầu từ đâu để tiết kiệm thời gian và chi phí?" Trả lời câu hỏi trên, theo chuyên gia Nguyễn Đình Tuấn cho biết: 5S có thể áp dụng mọi nơi, càng sớm càng tốt. Đồng quan điểm đó, ông Minh cho ví dụ cụ thể trong thực hiện 5S trong ngành du lịch, khách sạn & khu nghỉ dưỡng (Resort). Thực hành 5S và Kaizen Teian tại các Khu du lịch trước hết làm cho phòng ốc sạch sẽ, cảnh quan xung quanh thu hút, thú vị, ấn tượng, làm cho khách hàng hài lòng, kết hợp với sáng tạo, cải tiến, tạo ra những thay đổi nhỏ làm cho khách hàng cảm thấy vui thích hơn và sẽ quay trở lại. Việc thường xuyên tạo ra những thay đổi, cải tiến làm cho khách hàng không cảm thấy nhàm chán khi quay lại vào lần sau. Sự thay đổi đó có thể là hàng ngày khi khách hàng thức dậy vào mỗi sáng đã sự khác biệt so với hôm qua. Tất cả những điều như vậy tạo ra sự hấp dẫn cho khách hàng. Về việc nên áp dụng 5S từ đâu, theo ông Minh có thể bắt đầu từ việc tuyên truyền cho nhân viên về công cụ 5S. Sau đó tiến hành đào tạo các kỹ năng thực hành 5S tại nơi làm việc và thứ ba là, nên tập trung vào những điểm cần cải tiến mà có thể đo lường được kết quả thực hiện. Những kết quả đo lường được và dễ thấy này có thể thuyết phục toàn thể nhân viên trong tổ chức thực hiện 5S. Một ý kiến nữa mà bà Kim Cúc muốn trao đổi thêm là: có nhất thiết phải áp dụng 5S, Kaizen Teian và 7 Công cụ thống kê cùng lúc được không? Có thể áp dụng một trong ba công cụ đó riêng rẽ được không? Ông Nguyễn Đình Tuấn, Chuyên gia Tư vấn Lean, Leantek Vienam giải thích: có thể áp dụng công cụ 5S một mình nhưng thường có phần cải tiến. Còn ông Minh thì cho biết, có thể áp dụng từng công cụ riêng rẽ nhưng nếu tổng hợp các công cụ với nhau thì tốt hơn. Ông chia sẻ, khi đi tư vấn tại các công ty, khó khăn thường gặp là mọi người không thích thay đổi (sàng lọc, sắp xếp, vệ sinh sạch sẽ). Nhân viên thường nêu lý do là như vậy tốt rồi, không cần phải sắp xếp lại. Thế nhưng khi thực hiện Kaizen Teian (phát cho mọi người những phiếu đề xuất cải tiến và phần thưởng khuyến khích cho những thay đổi, sắp xếp gọn gàng, vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc của mình) thì mọi người hăng say thi đua thực hành 5S, Kaizen Teian và cải tiến công việc để tạo ra sự thoải mái và kết quả làm việc cao hơn cho chính bản thân họ.

Tiếp tục trong phần tọa đàm sôi nổi đó là câu hỏi của ông Đỗ Phước Tống - Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty Cơ khí Duy Khanh nêu: "Như thế nào là sáng kiến cải tiến Kaizen? Một nhân viên trong bộ phận thiết kế đưa ra những sáng tạo thì có phải là Kaizen hay chỉ là công việc thường ngày của họ?" Trả lời câu hỏi này ông Minh nhắc lại một trong những nguyên tắc của ý tưởng Kaizen là thay đổi phương pháp. Cùng nguồn lực, cùng kết quả thực hiện nhưng phương pháp thực hiện khác, nhanh hơn, đạt kết quả tốt hơn, rút ngắn được các bước hoặc giảm nguồn lực nhưng giữ được chất lượng thì được gọi là Kaizen. Cùng quan điểm đó ông Tuấn lấy ví dụ: khi thiết kế hộp số một công nhân cần 10kg kim loại và làm xong trong 10 ngày nhưng nếu anh ta tìm ra cách nào mới hơn để hoàn thành thiết kế chỉ tốn có 8kg kim loại thôi và hoàn thành trong 5 ngày thì đó là Kaizen. Cái quan trọng là phải thiết lập chuẩn đạt "Kaizen" hay chưa phải là "Kaizen". Một câu hỏi nữa được ông Tống nêu là: " Kaizen đòi hỏi việc áp dụng các công cụ tư duy sáng tạo để cải tiến. Trong số đó có "Phương pháp luận sáng tạo" được TS. Phan Dũng giảng dạy. Quan điểm của chuyên gia về sự phù hợp và khả năng áp dụng trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp?". Trả lời câu hỏi trên, cả ông Minh và ông Tuấn đều đồng ý là Phương pháp trên phù hợp cho việc giải quyết vấn đề mang tính cụ thể, mang tính sáng tạo đột phá như điều chỉnh qui trình sản xuất, cải tiến kỹ thuật nhắm tới tăng đáng kể chất lượng sản phẩm và phù hợp cho những đối tượng có trình độ tương đối trong nhà máy. Phương pháp trên có thể áp dụng với những cải tiến lớn, tập trung của Nhóm QCC và bằng những Kaizen Event - Hội nghị cải tiến. Ông Tống còn quan tâm đến việc làm sao để các cấp quản lý trực tiếp và nhân viên vượt qua sức ỳ của bản thân và tích cực thực hiện việc cải tiến. Đây cũng là tâm tư của Ông Lâm Trường Sơn - Phó Trưởng Phòng Kế hoạch Kỹ thuật Chất lượng Công ty TNHH Thương mại & Bao bì Nam Việt và bà Lê Thị Hằng - Phó Giám đốc Kinh doanh, Công ty CP Thiết bị Y Tế Vimec. Phản hồi về giải pháp cho vấn đề trên, ông Tôn Thất Lành, Chuyên gia Tư vấn Lean, Leantek Vietnam cho biết: Phải có quyết tâm của Lãnh đạo, tạo môi trường và hỗ trợ phù hợp cho việc thực hiện, xây dựng phong trào thi đua và tuyên truyền rộng rãi việc thực hiện, chụp hình, hiển thị trực quan, nhanh chóng kết quả cải tiến để thu hút sự chú ý và lôi kéo sự quan tâm, thực hiện của các đối tượng cần nhắm đến. Ông Nguyễn Quốc Minh cũng chia sẻ kinh nghiệm tư vấn và thực hiện ở tại Công ty Minh Quân là: Phải lôi kéo được một nhóm các nhân sự chủ chốt trước, dùng các hạt giống tốt đem gieo trước để nhanh chóng nẩy mầm và tiếp tục sinh sôi ra những thảm cỏ tươi tốt, lâu dần sẽ tạo ra cả một đồng cỏ xanh rộng lớn. Phải biết tạo áp lực cho sự thay đổi như nhấn mạnh đến sự tồn tại của doanh nghiệp và đơn vị, gắn việc cải tiến với các cơ hội thăng tiến, động viên, khen thưởng, phải chủ động chỉ ra cơ hội cải tiến cho nhân viên và yêu cầu thực hiện (tạo ra những thùng sáng kiến cải tiến di động), sau đó tưởng thưởng xứng đáng và khen ngợi chân tình, đều đặn, kịp thời. Tóm lại là ở 3 chữ Muốn - Biết - Làm, làm cho mọi người muốn bằng cách kích thích sự tìm hiểu và tạo nhu cầu cho việc học tập, chuyển giao kiến thức, kỹ thuật, công cụ, liệt kê cơ hội cải tiến để mọi người biết, từ đó đi đến hành động là làm thử hay làm theo các Kaizen của Lãnh đạo, của người khác để chứng tỏ rằng mình cũng có khả năng cải tiến. Dần dần, theo thời gian sẽ tạo thành thói quen và văn hóa cải tiến rộng khắp trong tổ chức.

Kết thúc Hội thảo mọi người đều cho rằng việc áp dụng các công cụ cải tiến năng suất và chất lượng là xu thế tất yếu và cần thực hiện ngay. Đại diện cho Công ty cổ phần Quốc tế Minh Quân, ông Nguyễn Quốc Minh cám ơn sự tham gia đầy đủ và nhiệt tình của tất cả mọi người và mong rằng sẽ sớm nhận được các thông tin về kết quả cải tiến từ các doanh nghiệp.

C.H.T