Theo thông tin trên Báo điện tử Vietnamnet, 20% doanh nghiệp vừa và nhỏ đang "lịm dần" hoặc thậm chí bị "đột tử" do thiếu vốn. Đồng thời, giá nguyên vật liệu đầu vào ngày càng tăng và tình trạng lạm phát cao của nền kinh tế dẫn tới việc chủ doanh nghiệp phải tăng lương để ổn định nhân sự. Chưa bao giờ các doanh nhân Việt Nam phải đối diện với nhiều khó khăn như hiện nay.

Để giúp các tổ chức thích nghi với hoàn cảnh và vượt qua tình huống khó khăn hiện nay, sáng ngày 16/08/2008 tại Trung tâm Nghiên cứu Phát triển và Hợp tác Quốc tế, Công ty Cổ phần Quốc tế Minh Quân đã tổ chức Hội thảo CIS0608 - Giới thiệu các Phương pháp quản lý và Công cụ cải tiến Năng suất chất lượng, Ứng phó lạm phát. Trong khuôn khổ Hội thảo CIS0608, các công cụ cải tiến đơn giản, dễ thực hiện, dễ áp dụng nhưng mang lại hiệu quả cao như "Thực hành 5S", "Kaizen Teian - Sáng kiến cải tiến", "SPC - 7 công cụ thống kê cải tiến chất lượng" đã được giới thiệu, giải thích chi tiết, liệt kê các bước thực hiện và chia sẻ kinh nghiệm triển khai trong thực tế tới Lãnh đạo các đơn vị có mặt tại hội trường.

Tham dự Hội thảo có ông Trần Vĩnh Bảo - Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Kềm VIBA, ông Trần Minh Hiền - Trưởng ban đảm bảo chất lượng CTCP Thiết bị Y Tế VIMEC, ông Trịnh Văn Phương - Trưởng kho CTCP Dược phẩm OPV và cùng các vị khách đến từ Mobifone, CTCP Long Hậu, CTCP La Bàn Đỏ.

Chuyên gia của buổi hội thảo gồm có ông Nguyễn Quốc Minh - Chuyên gia Năng suất chất lượng, Chuyên gia Đánh giá trưởng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9000:2000, Giám đốc Công ty Cổ phần Quốc tế Minh Quân; Ông Lê Quốc Bảo - Chuyên gia tư vấn đào tạo Kaizen Teian và cải tiến quy trình; cùng vị khách mời đặc biệt là Bà Trần Thị Xuân Trang - Chuyên gia tư vấn xây dựng hệ thống quản lý, tư vấn dự án.

Bài học nào từ Nhật Bản?

Sau phần giới thiệu của các chuyên gia, ông Nguyễn Quốc Minh đã trình bày bài học cải tiến năng suất, chất lượng của Nhật Bản. Theo ông Minh, Nhật Bản và Việt Nam có nhiều điểm tương đồng. Trong thập niên 40 - 50 của thế kỷ trước, nước Nhật vẫn còn là một nước nông nghiệp, trình độ sản xuất còn thô sơ. Người lao động Nhật chuyển từ nông thôn ra thành thị làm việc tại các nhà máy vẫn còn giữ các tác phong và thói quen trong công việc ruộng đồng. Chính vì thế trong giai đoạn này, hàng hóa Nhật Bản có chất lượng không cao, sản xuất chủ yếu là quan tâm đến sản lượng sao cho thật nhiều để xuất khẩu.

Tuy nhiên người Nhật đã sớm nhận biết ra sự yếu kém của mình và mời các chuyên gia hàng đầu của Hoa Kỳ như J.M.Juran, W.Edwards.Deming đến để giảng dạy về nghệ thuật quản lý chất lượng. Tuy nhiên họ không áp dụng một cách máy móc và hời hợt những kiến thức tiếp thu được mà đã phát triển thành những công cụ cải tiến và triết lý quản lý chất lượng theo kiểu Nhật Bản, phù hợp với người châu Á. Đó là Hệ thống Đề xuất thực hiện các báo cáo cải tiến Kaizen Teian và Thực hành 5S. Từ chỗ áp dụng Kaizen Teian và 5S, Nhật Bản đã dần tiến lên trên bản đồ thế giới về chất lượng hàng hóa, trở thành nền kinh tế lớn thứ 2 thế giới vào những năm cuối của thập niên 80 thế kỷ trước với T.Q.M (Total Quality Management - Quản lý chất lượng toàn diện), T.P.S (Toyota Production System - Hệ thống sản xuất Toyota).

Năng suất, chất lượng thời lạm phát

Theo đồ thị so sánh năng suất của Việt Nam với một số nước ở Châu Á, trong thời gian từ 2001 - 2004, năng suất của Việt Nam đã tụt khá xa so với các nước trong khu vực. Mặc dù nhiều doanh nghiệp đã áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2000 nhưng theo ông Minh, việc khai thác và vận hành thật sự chưa hiệu quả và hướng tới mục tiêu cải tiến, mục đích chủ yếu hiện nay của chủ doanh nghiệp chỉ là đạt và duy trì chứng nhận để quảng cáo và bán hàng.

Theo thông tin trên Báo điện tử Vietnamnet, 20% doanh nghiệp vừa và nhỏ đang "lịm dần" hoặc thậm chí bị "đột tử" do thiếu vốn. Đồng thời, giá nguyên vật liệu đầu vào ngày càng tăng và tình trạng lạm phát cao của nền kinh tế dẫn tới việc chủ doanh nghiệp phải tăng lương để ổn định nhân sự. Chưa bao giờ các doanh nhân Việt Nam phải đối diện với nhiều khó khăn như hiện nay. Để khắc phục khó khăn này, ông Minh đã giới thiệu với các khách mời Công cụ "Thực hành 5S" (gồm các nội dung Sàng lọc: Thu dọn hợp lý - Sắp xếp: Sắp xếp thường xuyên - Sạch sẽ: Vệ sinh hàng ngày - Săn sóc: Giữ gìn sạch sẽ - Sẵn sàng: Tự giác thực hiện). Việc thực hiện thường xuyên liên tục 5S sẽ góp phần giảm thiểu các lãng phí, các thao tác thừa, tồn kho và đặc biệt là thời gian tìm kiếm (chiếm khoảng 30% thời gian làm việc nếu không Sàng lọc, Sắp xếp hợp lý).

Ông Lê Quốc Bảo tiếp tục bằng phần trình bày "Hệ thống Báo cáo thực hiện các đề xuất cải tiến (Implemented Kaizen Reporting System) - Kaizen Teian. Hệ thống này được người Nhật cải tiến và phát triển từ Hệ thống đề xuất ý tưởng cải tiến ESS của người Mỹ, đề cập đến toàn bộ nhân viên trong tổ chức tự mình đề xuất và thực hiện những cải tiến nhỏ trong phạm vi công việc của bản thân và báo cáo với cấp trên để nhận được tuyên dương và khen thưởng. Lợi ích mà Kaizen Teian mang lại đó là tinh thần và văn hóa cải tiến được lan tỏa khắp tổ chức.

Một phương pháp không thể thiếu nữa, theo ông Minh đó là áp dụng "SPC - 7 công cụ thống kê cải tiến chất lượng" như Phiếu kiểm soát, Biểu đồ nhân quả, Biểu đồ Pareto, Biểu đồ kiểm soát, Biểu đồ phân tán, Biểu đồ mật độ phân bố, Các loại đồ thị biểu diễn vào hoạt động quản lý hàng ngày. Sở dĩ người Nhật thành công trong quản lý sản xuất như vậy cũng là nhờ biết thu thập và phân tích dữ liệu để cải tiến.

Năng suất chất lượng hay doanh số bán hàng?

Trong phần tọa đàm, nhiều ý kiến của các vị khách đưa ra trao đổi làm cho hội thảo thêm sôi nổi. Làm thế nào để giải phóng suy nghĩ, hành động của nhân viên ra khỏi sức ỳ của họ hay khuyến khích họ đưa ra các ý tưởng cải tiến? Trả lời câu hỏi này, theo ông Bảo, lãnh đạo phải làm gương trong hành động và suy nghĩ. Muốn nhân viên đưa ra các ý tưởng cải tiến thì lãnh đạo phải cho họ biết là chính mình đã đưa ra được bao nhiêu ý tưởng trong một ngày. Số ý tưởng của lãnh đạo thường phải nhiều hơn nhân viên. Ngoài ra, lãnh đạo cũng nên nêu rõ lợi ích mà nhân viên sẽ được khi thực hiện Kaizen. Ngoài phần thưởng bằng vật chất và tinh thần, cấp quản lý cũng phải cho nhân viên hiểu là họ đạt được gì khi tự thực hiện Kaizen tại nơi làm việc của mình như: thao tác nhanh hơn, đỡ mệt hơn, an toàn hơn,...

Cấp lãnh đạo cấp cao rất quan tâm thực hiện Kaizen nhưng các cấp dưới thiếu kỹ năng thực hiện thì liệu có làm được không? Ông Trần Vĩnh Bảo - Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Kềm VIBA thắc mắc. Ông Minh dẫn chứng ví dụ về trường hợp của Jack Welch - Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc General Electrics. Khi muốn áp dụng 6 Sigma vào GE, Ông đã cho tổ chức thường xuyên các lớp đào tạo cho tất cả các cấp lãnh đạo của Công ty về "Cải tiến", về "6 Sigma"cũng như thường xuyên đứng lớp, tiếp xúc với thành viên ở nhiều cấp quản lý của GE để nắm bắt và truyền đạt chính xác, kịp thời về chính sách cải tiến và chính sách nhân sự của Tập đoàn. Chính điều đó làm cho các thành viên Công ty thấy rằng họ luôn được Lãnh đạo cao nhất quan tâm và hỗ trợ cũng như tránh được ảnh hưởng tiêu cực của tệ quan liêu, trì trệ, bảo thủ của các cấp quản lý trực tiếp. Đối chiếu với kinh nghiệm bản thân, Ông Minh cho rằng, tùy từng doanh nghiệp, tùy từng đối tượng cần truyền đạt mà có phương pháp huấn luyện, đào tạo, tuyên truyền, thuyết phục cho phù hợp. Như đối với công nhân, người chưa có trình độ đại học thì cần dùng các phương pháp thực hành, học thông qua hành động, trực quan, sinh động, dễ hiểu, dễ tiếp thu để chuyển giao kiến thức và kỹ năng cải tiến. Một điều quan trọng nữa là lãnh đạo cấp cao cần quyết tâm thực hiện và làm gương trong hành động bằng những hành vi cụ thể, tránh hô hào suông và áp đặt chủ quan sẽ khó có được sự tự giác, nhiệt tình hưởng ứng của nhân viên.

Ông Nguyễn Văn Dũng - Phó giám đốc nhân sự Công ty Cổ phần Thiết bị Y Tế Vimec băn khoăn: Nâng cao chất lượng có nghĩa là tăng thêm chi phí? Làm sao vừa cải tiến được chất lượng mà không ảnh hưởng tới doanh số bán hàng của công ty khi mà Ban giám đốc thường xem cải tiến năng suất chất luợng là khoản tốn kém chi phí? Trả lời câu hỏi này theo chuyên gia Trần Thị Xuân Trang, đó là do doanh nghiệp chưa hiểu hết lợi ích mà cải tiến năng suất, chất lượng thực sự mang lại. Thực chất cải tiến không phải lúc nào cũng làm tăng thêm chi phí. Trong ngắn hạn, chương trình cải tiến có thể làm tăng thêm chi phí cho doanh nghiệp nhưng lợi ích lâu dài mà nó mang lại thật sự là rất lớn.

Đồng tình ý kiến trên, ông Bảo dẫn chứng: theo các báo cáo của hãng sản xuất xe hơi Toyota, trong những năm gần đây, mỗi nhân viên của Toyota trung bình đóng góp 50-60 sáng kiến mỗi năm. Trong đó, có đến 99% ý kiến đề xuất của nhân viên thông qua Kaizen Teian đã được thực hiện. Còn tính trong toàn nước Nhật, mỗi ý tưởng làm lợi 176USD, mỗi nhân viên làm lợi cho công ty khoảng 3.250USD.

Trong bài báo "Làm giàu từ số đông"của tác giả Lê Quốc Bảo đăng trên Nhịp cầu đầu tư ngày 21/07/2008 có viết: "Hầu hết các nhà quản lý tại các công ty đang thực hiện Kaizen Teian đều nói rằng, điều quan trọng không phải là lợi ích tài chính thu được từ hệ thống này, mà là tạo cho nhân viên thói quen tư duy hằng ngày để cải tiến công việc của chính họ, góp phần tích cực vào sự phát triển bền vững của công ty".

Thu thập ý kiến từ buổi hội thảo, Công ty Cổ phần Quốc tế Minh Quân sẽ nghiên cứu và phát triển hơn nữa dịch vụ của mình nhằm hỗ trợ cho khách hàng giải quyết các vấn đề cấp thiết hiện nay. Riêng đối với các câu hỏi không có thời gian trả lời trực tiếp, các chuyên gia sẽ ghi nhận và trả lời trực tiếp bằng văn bản tới các khách hàng, cũng như cho đăng trên Mạng Thông Tin Tư Vấn Đào Tạo NANGSUATCHATLUONG.VN để mọi người cùng tham khảo. Trong thời gian tới Công ty sẽ tiếp tục tổ chức các hội thảo giới thiệu các Phương pháp quản lý và công cụ cải tiến khác tới doanh nghiệp như T.Q.M, Lean, 6 Sigma ...

HT - CHT