Thực trạng chung của nền hành chính Nhà nước ta vẫn còn mang nặng dấu ấn của cơ chế quản lý tập trung quan liêu, bao cấp, chưa đáp ứng được những yêu cầu mới của cơ chế quản lý cũng như yêu cầu phục vụ nhân dân trong điều kiện hiện nay. Cải cách hành chính tuy đã thu được những kết quả đáng kể, song vẫn còn ở trạng thái chậm chễ. Tư tưởng bao cấp dường như vẫn còn tồn tại, chưa dễ dàng xoá bỏ ngay được, tư tưởng đó được biểu hiện trong lề lối làm việc, một số cán bộ công chức còn chưa thực sự chủ động trong công việc, cách thức giải quyết công việc chưa được khoa học, mỗi cơ quan, cá nhân giải quyết công việc theo một cách riêng, năng suất lao động chưa cao.

Chúng ta đã chính thức là thành viên của tổ chức Thương mại thế giới, cơ hội nhiều và khó khăn thách thức cũng không ít. Vậy chúng ta phải làm gì, và làm như thế nào để khắc phục những tồn tại trong cách thức, lề lối làm việc để nâng cao hiệu quả công tác, nâng cao năng lực quản lý, đồng thời góp phần tích cực cho công cuộc cải cách hành chính?

Ngày 20 tháng 6 năm 2006 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, với mục tiêu: " ...xây dựng và thực hiện một hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công", đây là điều kiện thuận lợi cho các cơ quan hành chính nhà nước xây dựng một phương thức làm việc khoa học, chất lượng, để đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.

Để xây dựng và áp dụng hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000, trước tiên chúng ta phải tìm hiểu nội dung của hệ thống quản lý chất lượng này bao gồm những vấn đề gì?

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế ban hành lần đầu tiên vào năm 1987, đã được sửa đổi 2 lần vào năm 1994 và năm 2000, ISO 9000 đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng có thể áp dụng rộng rãi trong sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và trong cả lĩnh vực hành chính công.

Hệ thống quản lý chất lượng trong dịch vụ hành chính được xây dựng và thực hiện theo mô hình ISO 9001:2000, hệ thống đó có thể mô tả tóm tắt như sau:

Việc triển khai thực hiện Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ ở tỉnh Hà Nam.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng trong các cơ quan quản lý nhà nước, UBND tỉnh Hà Nam đã xác định: thực hiện Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng 06 năm 2006 là nhiệm vụ trọng tâm trong chương trình công tác năm 2007. Bắt đầu từ khâu tổ chức, UBND tỉnh Hà Nam giao cho sở Khoa học và Công nghệ là cơ quan thường trực giúp UBND tỉnh triển khai thực hiện.

Quý 1 năm 2007, sở Khoa học và Công nghệ đã giúp UBND tỉnh xây dựng kế hoạch số 277/KH-UBND ngày 13 tháng 03 năm 2007 "Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh" giai đoạn 2007-2010, tổng số có 28 đơn vị gồm 22 sở, ngành và 6 đơn vị huyện, thị xã.

Sau khi kế hoạch được ký duyệt, UBND tỉnh tiếp tục ban hành Chỉ thỉ số 02/2007/CT-UBND ngày 9 tháng 04 năm 2007 về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh, nội dung của Chỉ thị nêu rõ tầm quan trọng, nhiệm vụ của các đơn vị để thực hiện kế hoạch đã đề ra.

Đến hết tháng 06 năm 2007, toàn tỉnh Hà Nam đã có 10 sở, ngành xây dựng dự án áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000. Phần lớn các đơn vị đã tập huấn các kiến thức cơ bản vệ Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 và xây dựng xong hệ thống văn bản để đưa vào áp dụng thử, riêng có một đơn vị đã xây dựng xong và thực hiện áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 theo chương trình của Bộ, nay chỉ còn đánh giá cấp chứng nhận. Tổng kinh phí năm 2007 cho việc thực hiện chương trình này là 1.479.000.000 đồng.

Những vấn đề rút ra qua thực tế triển khai thực hiện Quyết định 144/2006/QĐ-TTg taị tỉnh Hà Nam.
Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong các cơ quan hành chính nhà nước là một vấn đề mới, đòi hỏi phải được sự quan tâm chỉ đạo sát sao của lãnh đạo, cán bộ, công chức phải thực sự am hiểu công việc để xây dựng lên các quy trình công việc chuyên môn một cách khoa học, và đòi hỏi phải thực hiện thường xuyên.

Trong các giai đoạn của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 thì giai đoạn duy trì và cải tiến là một việc thực hiện khó khăn nhất, đòi hỏi mọi người phải kiên trì và thực hiện nghiêm túc.

Để việc thực hiện Quyết định 144 có hiệu quả, ngay từ đầu khi xây dựng dự án, đơn vị phải thành lập Ban chỉ đạo để điều hành công việc; chọn đơn vị tư vấn có đủ năng lực chuyên môn. Đơn vị tư vấn phải khảo sát tình hình thực tế, nắm chắc chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của đơn vị và hướng dẫn cho đơn vị nguyên tắc xây dựng các quy trình của hệ thống. Các quy trình chuyên môn nghiệp vụ phải được phân công cho chính cán bộ công chức đang thực hiện công việc đó xây dựng, bởi họ là những người thực tế đã làm và họ lại xây dựng lên các quy trình để họ thực hiện. Đơn vị tư vấn phải hướng dẫn các fom mẫu của các quy trình và các mẫu biểu chung thống nhất trong toàn đơn vị.
Khi các quy trình đã xây dựng xong đưa vào áp dụng, các bộ phận phải áp dụng đúng nội dung các quy trình và thường xuyên duy trì áp dụng. Trong quá trình áp dụng, nếu phát hiện có vấn đề gì chưa phù hợp yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa, và quy trình luôn luôn phải được cải tiến cho phù hợp với yêu cầu của công việc.

Tuy mới áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong các cơ quan hành chính nhà nước của tỉnh Hà Nam, với thời gian còn ít nhưng đã có tác dụng thiết thực:
Đây thực sự là khâu đột phá trong quá trình cải cách hành chính.

Xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng công chức đó là: rõ việc, rõ người (ai làm, trách nhiệm, quyền hạn), rõ việc (việc gì).

Tạo ra một hệ thống quy trình giải quyết cụ thể cho mỗi loại nhiệm vụ;

Hệ thống tài liệu hồ sơ được sắp xếp, kiểm soát chặt chẽ; khắc phục được những sai sót trong quá trình giải quyết công việc một cách triệt để, ngăn ngừa sự tái diễn; không ngừng đổi mới phương pháp làm việc;

Công khai, minh bạch trong quá trình giải quyết công việc với các tổ chức, cá nhân trong công tác quản lý.

Từ kết quả đó mà hiệu quả công việc được nâng cao, giúp lãnh đạo kiểm tra, kiểm soát công việc được thuận lợi, phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo điều hành.

Trong quá trình triển khai thực hiện Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, tỉnh Hà Nam đã khai thác, sử dụng tối đa những yếu tố thuận lợi đồng thời khắc phục những khó khăn để triển khai hiệu quả nội dung Quyết định số 144.

Thuận lợi:
Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg và các văn bản có liên quan của các cơ quan có thẩm quyền đã hướng dẫn cụ thể phạm vi, đối tượng và các bước tiến hành, nguồn kinh phí khi thực hiện khi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong các cơ quan hành chính nhà nước.

Lãnh đạo tỉnh Hà Nam rất quan tâm và quyết tâm triển khai thực hiện nội dung quyết định số 144/2006/QĐ-TTg , thể hiện xây dựng kế hoạch phấn đấu đến hết năm 2009 hoàn thành việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Khó khăn:
Các sở, ban, ngành bước đầu làm quen với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000, nên vừa áp dụng, vừa bổ sung để hoàn thiện các quy trình.

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000, đòi hỏi mỗi người phải thực hiện nghiêm phương pháp làm việc theo đúng quy trình, do đó trong quá trình thực hiện sẽ không tránh khỏi những vấp váp do thói quen, nề nếp cũ đã tồn tại từ lâu trong phương pháp làm việc của mỗi người.

Việc áp dụng các quy trình đòi hỏi phải được duy trì thường xuyên và luôn luôn cải tiến để hiệu quả ngày càng tốt hơn, cứ sau 3 năm lại phải tổ chức đánh giá lại nếu đạt yêu cầu mới được chứng nhận.
Khó khăn buổi đầu là không tránh khỏi, song với sự quyết tâm cao của tập thể lãnh đạo tỉnh cùng với sự nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức, tỉnh Hà Nam nhất định triển khai thực hiện thành công và hiệu quả Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ trong các cơ quan hành chính nhà nước của tỉnh giai đoạn 2007-2009./.

Bà Tống Thị Hiền - Chi cục Trưởng chi cục TCĐLCL Hà Nam
(Theo VPC)