Việt Nam đang trên đường hội nhập với nền kinh tế chung của khu vực và thế giới, điều này có nghĩa là để có thể tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp Việt nam phải đủ khả năng cạnh tranh được với doanh nghiệp nước ngoài. Việc liên tục nỗ lực để trở thành khác biệt so với đối thủ trở thành hoạt động tất yếu. Trên thực tế, mọi chức năng và hoạt động trong doanh doanh nghiệp đều có thể đối sánh, từ sản xuất, nghiên cứu thị trường, mua hàng cho đến quản lý công nghệ hay dịch vụ khách hàng. Việc so sánh với một chuẩn mực được gọi là BENCHMARKING (Chuẩn đối sánh)

Benchmarking là quá trình được sử dụng trong quản lý và thường là quản lý chiến lược. Người ta sử dụng những đơn vị được coi là hàng đầu trong cùng ngành làm chuẩn mực để phát triển kinh doanh của đơn vị mình. Benchmarking nghiên cứu một cách hệ thống những công ty được lựa chọn để so sánh, sau đó sử dụng thực tiễn của họ như là chuẩn đối sánh để cố gắng phấn đấu phát triển bằng hoặc vượt qua họ.

Benchmarking thừa nhận một thực tế là không có công ty nào là tốt nhất trong mọi lĩnh vực. Điều này trả lời câu hỏi vì sao benchmarking là quá trình liên tục với sự tham gia của các công ty từ mọi ngành và mọi quốc gia. Benchmarking không phải là sự kiện chỉ diễn ra một lần. Không có chỗ cho sự tự mãn khi bạn thực hiện Benchmark. Benchmarking đòi hỏi phải luôn tìm kiếm những giải pháp tốt hơn. Lý do cơ bản là: Nếu bạn luôn tìm kiếm thực tiễn tốt ở những công ty tốt nhất trên thế giới, bạn có thể trở nên hoàn toàn khác biệt so với đối thủ cạnh tranh

Benchmarking có thể thực hiện dưới nhiều dạng. "Benchmarking quá trình" được sử dụng để so sánh hiệu quả các quá trình của doanh nghiệp mình với một doanh nghiệp khác được coi là chuẩn. Dạng khác được gọi là "Chuẩn đối sánh cạnh tranh", được sử dụng trong phân tích cạnh tranh. Đó là việc nghiên cứu đối thủ cạnh tranh trực tiếp, sau đó sử dụng hình thức benchmark này như là tiêu chuẩn để so sánh trong quá trình tiếp cận đối thủ trực tiếp. Sau đây là quy trình thực hiện:

- Xác định khu vực có vấn đề: Các kỹ thuật có thể sử dụng như: Trao đổi không chính thức với khách hàng, người lao động hay nhà cung cấp; Kỹ thuật nghiên cứu thăm dò như tập trung nhóm; hay nghiên cứu thị trường sâu hơn, nghiên cứu định lượng, khảo sát, phỏng vấn, phân tích kỹ nghệ công nghiệp, hoạch định quá trình, các báo cáo kiểm soát chất lượng hay phân tích tài chính....

- Xác định những công ty đứng đầu trong những vấn đề trên: Hãy tìm kiếm những công ty tốt nhất trong lĩnh vực ở bất cứ khu vực hay quốc gia nào. Hãy tham khảo ý kiến khách hàng, nhà cung cấp, các nhà phân tích tài chính, các hiệp hội kinh doanh, các tạp chí... để xác định xem công ty nào đáng để nghiên cứu.

- Nghiên cứu thực tiễn tốt nhất: Các nghiên cứu ban đầu có thể thực hiện thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, trong các cơ sở dữ liệu có sẵn hoặc trên mạng, từ đó có thể có được các thông tin khái quát. Tuy nhiên, để có được những thông tin chi tiết hơn cần phải gặp gỡ trực tiếp với những công ty được lựa chọn làm chuẩn đối sánh. Trước khi tham quan công ty, cần phải chuẩn bị chu tất từ khâu thông báo, chuẩn bị người tham quan đến khâu chuẩn bị câu hỏi, quà tặng ... Trong quá trình trao đổi trực tiếp, cần quan sát tất cả những gì nổi bật của công ty và trao đổi ngay những gì học được và những gì có thể áp dụng, lập kế hoạch chi tiết những gì mà họ có thể áp dụng đối với công việc của họ

- Áp dụng thực tiễn tốt, trao trách nhiệm cho những cá nhân hoặc những nhóm chức năng chéo. Thiết lập mục tiêu có thể đo lường được trong khoảng thời gian xác định. Giám sát kết quả thực hiện. Yêu cầu nhân viên viên chủ chốt báo cáo tóm tắt việc áp dụng được diễn ra như thế nào. Chia sẻ thông tin một cách rộng rãi trong toàn công ty.

- Lặp lại qui trình. Chuẩn đối sánh là quá trình liên tục. Những phương pháp thực hành tốt ngày hôm nay có thể được coi là tốt nhất nhưng ngày mai có thể có những phương pháp tốt hơn!
Benchmark là quá trình không tốn kém nhiều chi phí. Thực tế là nhiều công ty nước ngoài nhận thấy rằng cái họ đạt được sẽ lớn hơn nhiều so với chi phí bỏ ra. Chủ yếu có 3 dạng chi phí:

- Chi phí tham quan: Đi lại, ăn ở cho đoàn tham quan, quà và chi phí giờ công lao động.

- Chi phí thời gian: Thành viên của nhóm phải đầu tư thời gian nghiên cứu các vấn đề, tìm kiếm những công ty khác biệt để học hỏi, tham quan và áp dụng. Những việc này làm cho họ phải giảm bớt thời gian để thực hiện những nhiệm vụ hàng ngày và như vậy có thể sẽ phải bổ sung nhân lực.

- Chi phí cho dữ liệu chuẩn đối sánh: Chi phí cho việc thiết lập và duy trì cơ sở dữ liệu về chuẩn đối sánh. Tuy nhiên việc thể chế hóa hoạt động "benchmarking" thành các thủ tục hàng ngày sẽ rất có lợi cho công ty, giúp công ty có sẵn một cơ sở dữ liệu về những phương pháp thực hành tốt nhất và những công ty có những thực tiễn tốt.

Cao Hoàng Long
(Theo VPC)