Áp dụng tiêu chuẩn ISO9000 là bước chuẩn bị rất tốt và cần thiết tạo thuận lợi cho việc tin học hoá hoạt đông của mỗi tổ chức. Chúng ta thấy răng có một sự liên hệ mật thiết giữa hệ thống ISO9000 và công nghệ thông tin - công nghệ thông tin có thể hỗ trợ tốt cho việc quản lý hoạt động theo hệ thống ISO9000 của mỗi tổ chức.

Ngày nay khái niệm về hệ thống ISO9000 không còn là điều mới mẻ đối với các doanh nghiệp trong cả nước. Kể từ năm 1997 với 10 doanh nghiệp điểm trong cả nước áp xây dựng thí điểm áp dụng hệ thống quản lý tiên tiến theo ISO9000, đến nay trong cả nước đã có hơn 1800 doanh nghiệp xây dựng và áp dụng thành công hệ thống quản lý tiên tiến này (theo số liệu của Trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn QuaCert). Về lợi ích và hiệu quả của hệ thống đã được thừa nhận trong thực tiễn và bằng chứng là số lượng công ty áp dụng hệ thống quản lý này ngày càng tăng mạnh. Trên thế giới đến tháng 12 năm 2002 đã có 561.747 được cấp chứng chỉ (biểu đồ - www.iso.org).

Cùng với sự phát triển vượt bậc của hệ thống công nghệ thông tin và truyền thông trong những năm gần đây, ứng dụng CNTT đã đi vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống - và hệ thống ISO cũng không phải là một ngoại lệ, CNTT cho phép doanh nghiệp quản lý hệ thống ISO của mình trực tuyến hay còn gọi là ISO ONLINE.

Thực tế cho thấy, không có công nghệ thông tin chúng ta vẫn có thể duy trì tốt hệ thống ISO9000, vậy tại sao lại phải dùng ISO ONLINE? Như chúng ta đã biết hệ thống ISO áp dụng ở doanh nghiệp phục vụ 03 đối tượng:

Tiêu chí của ISO Online là: cung cấp đúng tài liệu, cho đúng người cần, tại đúng thời điểm và đúng chỗ. Điều này lại là một ưu điểm của hệ thống thông tin hiện nay đặc biệt khi mà hệ thống viễn thông ngày càng phát triển cho phép máy tính kết nối mọi lúc mọi nơi và thông qua mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN) hay thậm chí qua mạng internet cho phép người dùng truy cập hệ thống không phụ thuộc vào vị trí địa lý!

Tại sao lại áp dụng ISO ONLINE: áp dụng tiêu chuẩn ISO9000 là bước chuẩn bị rất tốt và cần thiết tạo thuận lợi cho việc tin học hoá hoạt đông của mỗi tổ chức. Chúng ta thấy răng có một sự liên hệ mật thiết giữa hệ thống ISO9000 và công nghệ thông tin - công nghệ thông tin có thể hỗ trợ tốt cho việc quản lý hoạt động theo hệ thống ISO9000 của mỗi tổ chức. Việc áp dụng hệ thống quản lý ISO Online sẽ tạo ra cho tổ chức một môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp trong việc trao đổi thông tin trong tổ chức, hệ thống hỗ trợ đáp ứng nhanh các yêu cầu cập nhật và truy cập thông tin, đảm bảo tính nhất quán của thông tin và kiểm soát thông tin - tránh trùng lặp và giảm thiểu việc sử dụng và quản lý giấy tờ, tài liệu, tiết kiệm thời gian lưu trữ, tìm kiếm và chi phí in ấn. ISO Online tạo ra môi trường cho phép trao đổi thông tin nội bộ dễ dàng và nhanh chóng, thông tin mọi lúc, mọi nơi rút ngắn thời gian hoàn thành công việc, tăng năng suất làm việc, quản lý dữ liệu tập trung và thống nhất, hệ thống tài liệu và hồ sơ được quản lý tập trung và cho phép ban hành, phê duyệt tài liệu, công việc trực tuyến trên mạng. Ngoài ra hệ thống ISO Online được thiết kế với khả năng mở rộng truy cập thông tin từ xa không phụ thuộc vào vị trí địa lý thông qua hệ thống Internet.

Lợi ích của hệ thống ISO ONLINE so với ISO truyền thống:

Đối với người quản trị hệ thống (QMR): việc quản lý hệ thống tài liệu hồ sơ được thực hiện đơn giản dễ dàng và nhanh chóng - chỉ cần nhập thêm một tài liệu lên hệ thống thì tất cả những người liên quan ngay tức thì đã nhận được và có thể truy cập ngay. Đơn giản trong việc ban hành, sửa đổi và kiểm soát hệ thống tài liệu, người quản trị hệ thống co thể phân quyền truy cập đến từng tài liệu cho người dùng, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ thông tin trong tổ chức. Quản lý công việc cập nhật hay phê duỵệt tài liệu trước khi ban hành một cách trực tuyến, quản lý mối quan hệ giữa các loại tài liệu với nhau: giữa quy trình và hướng dẫn, biểu mẫu,... Hệ thống tự động tích hợp các email để thông báo đến người dùng trong toàn hệ thống.

Đối với nhân viên: Có thể tìm thấy bất kỳ tài liệu nào mình cần tại bất kỳ thời điểm nào. Có thể đọc một hướng dẫn hay điền một biểu mẫu trong quá trình thực hiện công việc của mình, không bao giờ bị sử dụng nhầm tài liệu lỗi thời. Việc quản lý và lưu hồ sơ theo các công việc mình thực hiện một cách dễ dàng và tập trung (lưu trên máy chủ) và tất cả hồ sơ hệ thống sẽ được lưu theo các công việc cụ thể. Quá trình tạo hồ sơ và phê duyệt hồ sơ trực tuyến khi thực hiện công việc, hệ thống email nội bộ tích hợp để để trao đổi thông tin, cảnh báo tất cả các thay đổi của bất kỳ một tài liệu nào, hệ thống cho phép phân quyền truy cập và tìm kiếm hồ sơ dễ dàng.

Đối với người quản lý: Có thể kiểm soát được toàn bộ hồ sơ, công việc, và trạng thái của mỗi công việc đã giao cho cấp dưới. Có thể xem hàng loạt các báo cáo về công việc, nhân sự, khách hàng ngay tức thì tại phòng làm việc của mình mà không cần phải chờ thư ký tập hợp một vài ngày. Tại mỗi thời điểm có thể kiểm soát tình hình thực hiện các công việc mình phải làm và công việc mình đã giao - trạng thái, tiến độ. Hệ thống cung cấp thông tin: Ai đang ở đâu? Đang làm gì? Tình trạng như thế nào? Tình hình thực hiện các hợp đồng, dự án, kết quả, tiến độ ... ra sao? và các thông tin liên quan khác.

Các bước triển khai hệ thống thông tin hỗ trợ ISO9000: Để triển khai áp dụng hệ thống ISO Online có thể có các phương pháp khác nhau tuỳ thuộc vào nhà cung cấp giải pháp. Đối với Trung tâm Năng suất Việt Nam với hệ thống quản lý ISO trực tuyến có tên là Click2K, chuyên gia tư vấn sẽ cùng với tổ chức thực hiện theo 03 bước cơ bản sau:

Khảo sát hệ thống:

Đây là bước quan trọng quyết định đến thành công của dự án, cần xác định tình trạng hiện tại của hệ thống bao gồm thông tin hệ thống hạ tầng (phần cứng) và xác định rõ các đặc thù quản lý, các yêu cầu của người sử dụng của tổ chức và từ đó sẽ lập nên kế hoạch yêu cầu tuỳ biến ứng dụng
(Customization) phù hợp với tổ chức.

Tuỳ biến ứng dụng:

Do đặc thù của hệ thống ISO - là một hệ thống chung cho tất cả các loại hình tổ chức nhưng có những đặc thù riêng, chính vì vậy mà tuỳ biến ISO Online là điều bắt buộc - không thể sử dụng hoàn toàn hệ thống của tổ chức này áp dụng cho tổ chức khác. Căn cứ vào các yêu cầu đặc thù, giải pháp sẽ được tuỳ biến theo yêu cầu của mỗi tổ chức.

Chuyển đổi hệ thống:

Đây là bước đòi hỏi sự cam kết của lãnh đạo và sự hợp tác của cán bộ nhân viên trong tổ chức. Để chuyển đổi từ phong cách làm việc thủ công sang làm việc trên máy tính thông qua một hệ thống thống nhất không phải là đơn giản. Bước này đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của chuyên gia tư vấn cũng như của toàn bộ tổ chức.

Cần gì để áp dụng ISO ONLINE: Đã là hệ thống công nghệ thông tin trực tuyến, yêu cầu đầu tiên là doanh nghiệp phải có hệ thống mạng nội bộ để các máy tính trong toàn tổ chức có thể "nói chuyện" được với nhau. Tuỳ thuộc vào giải pháp của nhà cung cấp mà doanh nghiệp cần phải chuẩn bị các hệ thống ứng dụng nền tảng cần thiết cho việc chạy ứng dụng. Ví dụ, hệ điều hành (Windows Server, Unix,...), hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (SQL server, Oracle...).

Điều kiện thành công cho việc áp dụng hệ thống ISO ONLINE: Chúng ta không nên suy nghĩ đơn giản là chỉ cần đầu tư một số tiền để mua phần mềm về cài đặt lên hệ thống là đã có ISO Online! Thực tế khi áp dụng hệ thống ISO ONLINE nó mang những nét đặc thù của hệ thống ISO - đó là liên quan đến tất cả mọi người vì vậy việc đào tạo, hướng dẫn một cách hệ thống cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty để mọi người có thể vận hành thành thạo hệ thống này là không đơn giản. Cũng như hệ thống ISO truyền thống, để áp dụng có hiệu quả doanh nghiệp phải thực sự "nhúng" hoàn toàn hệ thống hiện hành vào hệ thống ISO9000, nếu không khi áp dụng hệ thống ISO không những không có hiệu quả mà còn phản tác dụng tức là tạo thêm gánh nặng, thêm công việc cho mỗi nhân viên. Để việc này không xảy ra và áp dụng hệ thống ISO ONLINE có hiệu quả, vai trò của chuyên gia tư vấn là hết sức quan trọng - hướng dẫn một cách hệ thống cho toàn bộ các vị trí công việc để tích hợp ISO vào công việc chứ không phải chạy theo ISO. Ngoài ra, cũng giống như áp dụng bất kỳ một ứng dụng công nghệ thông tin nào, doanh nghiệp phải xác định những khó khăn trong việc thay đổi phong cách làm việc của mỗi người, thay đổi hẳn phong cách làm việc của mọi nhân viên trong tổ chức không phải là điều đơn giản - vì vậy lãnh đạo phải cam kết và phối hợp cùng với chuyên gia tư vấn để triển khai hệ thống ISO ONLINE một cách có hiệu quả vào hoạt động chung của doanh nghiệp của mình./.

Ths.Giao Thanh Sơn
Chuyên gia Giải pháp CNTT, VPC
(Theo VPC)